3 lutego 2005 roku z inicjatywy Sekretarza Stanu w Kancelarii Prezydenta RP Barbary Labudy, odbyło się w Belwederze robocze spotkanie, poświęcone obowiązującym w Polsce procedurom pomocy dla państw dotkniętych kataklizmami - zarówno klęskami żywiołowymi, jak i spowodowanymi przez konflikty zbrojne.
W spotkaniu udział wzięli szefowie resortów i wysocy urzędnicy z Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, Biura Bezpieczeństwa Narodowego, a także komendanci Państwowej Straży Pożarnej oraz przedstawiciele organizacji pozarządowych: Polskiej Akcji Humanitarnej, Polskiej Misji Medycznej, Caritas Polska, Polskiego Czerwonego Krzyża oraz Stowarzyszenia Lekarze Nadziei.
Uczestnicy spotkania przeanalizowali najistotniejsze mocne i słabe strony polskiego systemu reagowania na sytuacje kryzysowe za granicą, w szczególności w ramach europejskich mechanizmów obrony cywilnej i pomocy humanitarnej. Katastrofalne trzęsienie ziemi w rejonie Oceanu Indyjskiego dowiodło konieczności podejmowania szybkich decyzji i bardziej efektywnej koordynacji pomocy międzynarodowej. W styczniu 2005 r. Unia Europejska zintensyfikowała prace nad usprawnieniem procesu decyzyjnego w sytuacji klęsk o charakterze masowym. Problematykę koordynacji działań krajów Unii Europejskiej przedstawił podsekretarz stanu w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, minister Jan Truszczyński. Wyjaśnił on, iż dla sprawnego uczestnictwa Polski w międzynarodowych akcjach pomocy dla krajów dotkniętych kataklizmami, kwestią kluczową jest doprecyzowanie i usprawnienie współpracy administracji publicznej z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami międzynarowymi.
Debata, w której uczestniczyli m.in. minister Jan Truszczyński, rzecznik MSZ Aleksander Chećko, generał Teofil Jankowski, komendant Państwowej Straży Pożarnej i dyrektor Piotr Kwiatkowski z Departamentu Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego MSWiA, Janina Ochojska z Polskiej Akcji Humanitarnej, Elżbieta Lipska z Polskiej Misji Medycznej oraz ks. Adam Dereń z Caritas Polska przyniosła konkretne efekty w postaci propozycji usprawnienia koordynacji działań pomocowych. Wśród tych propozycji znalazło się mianowanie specjalnego przedstawiciela Prezesa Rady Ministrów ds. klęsk o charakterze masowym oraz możliwość utworzenia specjalnego funduszu celowego, którego środki mogłyby być przeznaczone na finansowanie polskich misji pomocowych.
W oparciu o wnioski ze spotkania minister Barbara Labuda wystąpi do Prezesa Rady Ministrów o wydanie rozporządzenia, pozwalającego na powołanie podległej bezpośrednio Premierowi komórki koordynującej wymianę informacji pomiędzy jednostkami administracji publicznej, organizacjami pozarządowymi i instytucjami międzynarodowymi. Komórka ta koordynowałaby także pomoc humanitarną i działania ratownicze w przypadku podjęcia przez Prezesa Rady Ministrów decyzji o udzieleniu przez Polskę pomocy dla państw dotkniętych klęską żywiołową lub inną katastrofą o charakterze masowym. Minister Labuda zwróci się także do sejmowej Komisji Administracji i Spraw Wewnętrznych w sprawie uwzględnienia w pracach nad ustawą o krajowym systemie ratowniczym przepisów określających zasady uczestnictwa polskich służb podległych administracji rządowej w działaniach pomocowych i ratowniczych w krajach trzecich.